Esimies erotuomarina

Työarki antaa paljon, mutta se myös vaatii esimiehiltä paljon. Heidän pitäisi hallita sekä oma työ että esimiestyö ja siihen liittyvät prosessit ja kiemurat. Haastavin esimiestyön osa-alue on varmastikin ihmisten johtaminen. Jotkut ovat esimiehiä luonnostaan, toiset eivät taas millään, vaikka olisivat siinä asemassa olleet jo vuosia. Mikä sitten ihmisten johtamisessa on se hankalin ja vaikein asia? No sehän on varmastikin konfliktin hallinta.

Ihmiset ovat monimutkaisia kokonaisuuksia ja kun nämä monimutkaiset kokonaisuudet työskentelevät 5 päivää viikossa ainakin 8 tuntia kerrallaan samassa tilassa joko kasvokkain tai puhelimessa, sähköpostin välityksellä tai Skypessä, niin konflikteja syntyy päivittäin: esimiehen ja alaisen välillä, työntekijöiden välillä ja jopa kokonaisten osastojen kesken. Osa konflikteista tulevat ja menevät, jos ne ovat pieniä, mutta jotkut konflikteista saattavat paisua itseäänkin suuremmiksi ja kestää jopa vuosia, jollei niihin puututa.

Ja kenen tehtävänä niihin on puuttua? Juuri niin, esimiehen. Seuraava konfliktin hallinta –lista auttaa sinua selvittämään niin pienet kuin suuretkin ihmisten väliset ongelmatilanteet joko kokonaan tai ainakin osittain.

1. Reagoi välittömästi

Kun huomaat itse tai kuulet joltakin toiselta, että joidenkin henkilöiden välillä on eripuraa tai tilanne on kärjistymässä, tilanteeseen pitää puuttua välittömästi. Mitä enemmän aikaa kuluu, sitä pahemmaksi tilanne voi eskaloitua, jolloin sen selvittämiseen menee myös enemmän aikaa ja energiaa. Vaikka aikuisia olemmekin, harva meistä alkaa itse ratkaista konfliktia, jossa itse on osallisena. Siksi esimiehen on hyvä reagoida mahdollisimman nopeasti.

2. Ota HR mukaan

Henkilöstöosastoa kannattaa infota konfliktista. HR:llä on usein kokemusta erilaisten tilanteiden ratkaisemisesta ja HR varmistaa samalla, että henkilöitä kohdellaan tasapuolisesti. Mikäli tilanne on haastava ja tarvitaan esimerkiksi juridisia toimenpiteitä, HR:n mukaan ottaminen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa on suositeltavaa. Esimiehen omaa taakkaa keventää myös se, että saa jakaa huolensa jollekin toiselle luottamuksella.

3. Keskustele asianomaisten kanssa erikseen ja yhdessä

Jotta saat tietää, mistä konfliktissa on kyse, on sinun keskusteltava kyseessä olevien henkilöiden kanssa. Jokaisen kanssa on hyvä puhua ensin erikseen, jotta saat kaikkien näkökulman ja version tietoosi, ja sen jälkeen olisi tärkeää keskustella asiasta vielä yhdessä. Joskus keskusteluita saattaa tulla useampia, jos konflikti on monisäikeinen tai jo pidempään jatkunut. Joihinkin keskusteluihin tarvitaan myös luottamusmiestä tai häntä pitää ainakin infota asiasta varsinkin silloin, jos tarvitaan juridisia toimenpiteitä.

4. Ulkopuolisen avun tarve

Välillä tilanne saattaa olla niin paha, että tarvitaan yrityksen ulkopuolista tukea. Tällöin esimerkiksi työpsykologi tai työyhteisötaitojen valmentaja voi tuoda tarvittavan avun. Käytettiin sitten ulkopuolista apua tai ei, tilannetta ei saada ratkaistua, mikäli konfliktin osapuolet eivät ole itse valmiita muutokselle ja tulemaan puolitiehen vastaan.

5. Sopikaa toimenpiteistä yhdessä

Kun esimies on saanut kokonaiskäsityksen tilanteesta ja sen vakavuudesta, kannattaa toimenpiteistä sopia yhdessä. Olisi hyvä, että kaikki osapuolet sitoutuvat niihin ja ne myöskin toteutetaan. Yhteinen tavoitetila ja toimenpiteet siihen pääsemiseksi ovat näin ollen kriittisiä.

6. Sopikaa seurannasta

Toimenpiteiden toteutumista tulee myös seurata. Jos toimenpiteitä ei toteuteta, ei myöskään muutosta tapahdu ja tilanne jatkuu luultavasti samanlaisena. Esimiehellä on vastuu varmistaa, että yhdessä sovitut toimenpiteet tulevat myös tehdyksi ajallaan.

7. Dokumentoi KAIKKI

Kaikki selvitykset, keskustelut ja sovitut toimenpiteet tulee ehdottomasti kirjata ylös. Tällöin niihin on helppo palata, muistuttaa mieleen sekä todistaa myös muille, mitä oikein on tapahtunut ja mitä on sovittu. Pahimmassa tapauksessa niitä voidaan tarvita oikeudessa todistusaineistona, mutta onneksi tällaisia tilanteita tapahtuu vain harvoin ja ne liittyvät usein työsuhteen irtisanomisen tai purkamisen riitauttamiseen.

Yllä läpikäyty konfliktin hallinta –lista on hyvä ohjenuora jokaiselle esimiehelle. Järjestys monesti riippuu tilanteesta ja tilanne on joka kerta ainutlaatuinen. Puheeksiotto mahdollisimman varhaisessa vaiheessa on kaikkien etu, sillä tilanteen pitkittyminen huonontaa ilmapiiriä, heikentää työskentelyä ja saattaa johtaa jopa työkyvyttömyyteen. Onneksi esimiehen ei kuitenkaan tarvitse huolehtia näistä asioista yksin, mikäli hänellä on tukenaan ammattitaitoinen HR. Ja mitä enemmän konflikteja urallaan ratkaisee, sitä helpompaa hankaliin asioihin on puuttua.

Lisää lukemista: