HR, henkilöstöhallinto, human resources, people resources ja niin edelleen. Rakkaalla lapsella on monta nimeä, vaikka tarkoitus on sama jokaisessa yrityksessä: pitää huolta yrityksen henkilöstöstä. HR:llä on näppinsä mukana monessakin asiassa, mutta menemättä yksityiskohtiin, HR:n päätehtävänä on mahdollistaa yhdessä esimiesten kanssa, että työntekijät suoriutuvat, kehittyvät ja viihtyvät työssään, jotta yritys puolestaan toimii ja saavuttaa tavoitteensa.
Riippuu paljon yrityksestä, mitä HR siellä tekee. Joissakin yrityksissä on päästy sellaiselle tasolle, että HR:ää ei tarvita hallinnollisiin rutiineihin ja vahtimaan, että kaikki noudattavat prosesseja ja ohjeita, ja näissä yrityksissä HR enemmänkin sparraa ja mahdollistaa, että työntekijät loistavat työssään. Toisissa yrityksissä taas HR on enemmän mukana arjen työn sujuvuuden varmistamisessa. Mutta oli yritys sitten minkälainen ja minkälaisessa tilanteessa tahansa, aina tarvitaan henkilöstöihmistä! Seuraava lista hieman avaa HR:n laajaa tehtäväkenttää. Jos yritys on suuri, HR-henkilöitäkin on enemmän ja silloin yksittäisen HR:n tehtävänkuva on suppeampi mutta syvempi. Jos taas on kyse yhden HR-ihmisen osastosta, niin HR toimii ns. generalistina tehden näitä kaikkia.
Mitä kaikkea HR voi tehdä?
HR:n normaali työpäivä koostuu usein lukuisista tehtävistä. Yrityksestä riippuu, millä tasolla näitä tehdään ja kuinka paljon esimiehet näistä itse hoitavat:
Rekrytointi – HR varmistaa, että rekrytointi etenee prosessin mukaan ja on itse mukana jokaisessa sen vaiheessa.
Henkilöstön kehittäminen – HR kouluttaa itse, koutsaa ja mentoroi, fasilitoi ja organisoi koulutuksia. HR varmistaa uuden työntekijän perehdytyksen, auttaa esimiehiä heidän työntekijöidensä urakehityksessä ja auttaa omalta osaltaan siinä, että yrityksessä on oikeanlaista osaamista.
Työterveyshuolto, vakuutus- ja eläkevakuutusyhtiö – HR toimii yhteyshenkilönä ja tekee tiivistä yhteistyötä näiden kanssa.
Palkka- ja palkitseminen – HR luo ja kehittää yrityksen palkka- ja palkitsemismallin. HR varmistaa, että työntekijöiden palkat ovat linjassa keskenään ja että palkanmaksun perusteet ovat sovitun mukaiset. HR työskentelee myös yhteistyössä palkkahallinnon kanssa.
Henkilöstöedut – HR järjestää erilaisia henkilöstöetuja, jotka liittyvät esimerkiksi työterveyshuoltoon, vapaa-aikaan, puhelimiin ja niin edelleen. Vain taivas on rajana sekä verottaja.
Henkilöstötutkimukset – HR organisoi säännölliset henkilöstötutkimukset esimerkiksi ilmapiiriin tai työhyvinvointiin liittyen.
Esimiesten tukeminen – HR tukee esimiehiä heidän omissa tai tiiminsä jäsenten haasteissa.
Työntekijöiden tukeminen – HR tukee työntekijöitä mm. sellaisissa asioissa, joissa työntekijä ei halua ensin puhua esimiehensä kanssa tai jos joku käyttäytyy sopimattomasti.
YT-neuvottelut – HR on mukana niin ”positiivisissa” kuin ”negatiivisissa” YT-neuvotteluissa.
Henkilöstösuunnittelu – HR suunnittelee yhdessä yrityksen johdon kanssa, että henkilöstön määrä ja osaaminen vastaa yrityksen tarpeita.
Oppilaitosyhteistyö – HR toimii yhteyshenkilönä oppilaitoksiin ja organisoi yritysvierailuja, harjoittelu- ja lopputyöpaikkoja opiskelijoille.
Henkilöstötilaisuudet – HR järjestää yrityksen pikkujoulut, kesäjuhlat ja muut vastaavat illanistujaiset, jotka koskevat koko yritystä.
Prosessit, ohjeet ym. hallinnolliset tehtävät – HR luo ja päivittää henkilöstöön liittyvät prosessit, ohjeet, lomakkeet ja muut vastaavat dokumentit. HR voi vasta myös toimistotarvikkeista, lehtitilauksista, lounaskorteista ja muista yrityksen arkea helpottavista asioista.
Työlainsäädäntö – HR varmistaa, että yritys noudattaa aina viimeisintä lainsäädäntöä henkilöstöön liittyen.
Varoitukset – HR on mukana antamassa työntekijöille varoituksia, mikäli esimiehet kaipaavat apua näissä asioissa.
Irtisanomiset – HR varmistaa irtisanomisen ollessa kyseessä, että yritys noudattaa lakia ja on esimiehen tukena irtisanomistilanteissa.
Konfliktitilanteet – HR on esimiehen tukena selvittämässä työntekijöiden välisiä pattitilanteita.
Varhainen välittäminen – HR varmistaa, että yrityksessä tuetaan työntekijöiden työkykyä ja puututaan asioihin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Raportointi – HR saattaa joutua raportoimaan säännöllisesti erilaisia henkilöstölukuja, mikäli kyseessä on suurempi yritys.
Henkilöstön muistamiset – HR varmistaa, että työntekijöitä muistetaan heidän täyttäessä pyöreitä – ja palvelusvuosiaan, naimisiin menon ja lapsen saannin johdosta sekä työntekijän jäädessä eläkkeelle.
Projektit – HR on mukana kaikissa muutosprojekteissa, jotka liittyvät edellä mainittuihin asioihin.
”Muut tehtävät” – HR tekee monesti myös sellaisia tehtäviä, jotka eivät oikein sovi kenenkään muun tehtävänkuvaan.
Henkilöstön määrä määrittelee HR:n tarpeen
Mitä enemmän henkilöstöä yrityksessä on, sitä todennäköisemmin siellä työskentelee myös henkilöstöasioista vastaava henkilö. Jo 10 hengen yrityksessä esiintyy tarpeita HR:lle, mutta yritykselle ei ole kannattavaa palkata kokoaikaista HR:ää näiden tehtävien vuoksi. Tällaisessa tilanteessa palvelu kannattaa ostaa yhteistyökumppanilta, jolloin yritys maksaa vain siitä, mitä tarvitsee. Jos siis ei halua tai ehdi tehdä HR-tehtäviä itse oman työnsä ohella.
Tätä paljon suuremmissa yrityksissä saatetaan silti tehdä HR:lle kuuluvia tehtäviä itse, vaikka taloudellisesti ja ajallisesti kannattavampaa ja järkevämpää sekä lainsäädännöllisesti turvallisempaa olisi antaa tehtävät HR:lle: joko palkata oma tai ostaa palvelu yrityksen ulkopuolelta.
HR:n tarpeen saattaa huomata joskus liian myöhään, viimeistään silloin, kun työpöydällä odottaa työntekijän kallis työkyvyttömyyseläkepäätös tai korvauslasku laittomasta irtisanomisesta oikeuskuluineen. Tarkoitus ei ole pelotella, vaan nämä esimerkit ovat ihan realistisia skenaarioita.
Joskus eräässä yrityksessä työskennellessäni HR-tehtävissä, silloinen esimieheni sanoi minulle, että HR on pelkkä kuluerä. Ei kovinkaan kivasti sanottu omalle alaiselleen. On totta, että HR ei tuo yritykseen rahaa, mutta se muun muassa estää, ettei yritys myöskään menetä rahaa esimerkiksi juuri tuollaisiin edellä mainittuihin pahimpiin skenaarioihin. Toiseksi, jos yritys haluaa menestyä, sen pitää panostaa henkilöstönsä kehittämiseen ja työhyvinvointiin, ja näihin kuluu väistämättä jonkun verran euroja. Onneksi tämä panostus usein kannattaa, sillä kun henkilöstö voi hyvin, myös yritys voi hyvin!
Koskaan ei ole liian myöhäistä laittaa yrityksen henkilöstöasioita kuntoon. Ei myöskään liian aikaista, sillä mitä varhaisemmassa vaiheessa yrityksen elinkaarta HR-asioista huolehditaan, sitä paremmin työnteko yrityksessä sujuu ja sitä nopeammin yritys myös kasvattaa liiketoimintaansa.